La digitalización documental, que en un inicio buscaba reducir costos al reemplazar el papel por archivos PDF, se está transformando con la llegada de los Smart Documents o documentos inteligentes.
Esta nueva generación de archivos digitales no solo muestra información, sino que permite interactuar con ella, personalizar contenidos y habilitar procesos automatizados en tiempo real.
Compañías como DocPath están impulsando la “cuarta ola” de innovación con los Smart Documents, archivos digitales interactivos que no solo muestran información, sino que permiten a los clientes realizar gestiones en tiempo real.
Mauricio Saavedra, director comercial en DocPath Latam.
“Un Smart Document es un documento vivo. A diferencia de un PDF estático, me permite ordenar información, buscar detalles, interactuar con ella y, lo más importante, gatillar acciones sin necesidad de acudir a una sucursal o llamar al call center”, explicó a Mobile Time Latinoamérica, Mauricio Saavedra, director comercial en DocPath Latam.
Del PDF al documento vivo
La historia comenzó con el PDF, que facilitó el envío electrónico de documentos pero mantuvo la rigidez del papel.
La siguiente etapa trajo personalización básica, y luego con la irrupción del smartphone como canal de consumo. Los Smart Documents representan la cuarta ola: archivos que se adaptan al usuario, permiten búsquedas, organización de datos y, sobre todo, acciones inmediatas.
Un ejemplo práctico está en los estados de cuenta bancarios. Un cliente puede detectar un cargo que no reconoce y presentar un reclamo desde el mismo documento, sin necesidad de llamar al call center ni acudir a una sucursal. El banco recibe la solicitud, actualiza el estado de cuenta en tiempo real y ofrece trazabilidad al proceso.
“Un Smart Document es un documento vivo. No solo entrega información, habilita autoatención, reduce fricciones y transforma la comunicación en una experiencia de servicio”, explicó Saavedra.
IA + documentos inteligentes
La compañía anunció que prepara la versión 7 de su plataforma, que incorporará inteligencia artificial para dar un salto en personalización y automatización.
La IA permitirá, por ejemplo, identificar patrones de consumo y recomendar opciones financieras adaptadas al cliente. Así, un documento no solo mostrará un gasto, sino que sugerirá cómo diferirlo en cuotas, calcular el ahorro y relacionarlo con otros hábitos de consumo.
Además, la integración con IA habilita asistentes virtuales dentro del documento, generación automática de videos explicativos y versiones adaptadas a cada perfil de usuario.
Seguridad y trazabilidad
Uno de los principales retos es la seguridad de la información. La empresa asegura que nunca almacena los datos de los clientes, ya que solo los procesa temporalmente para generar los documentos.
“Todos los archivos viajan cifrados, con trazabilidad completa desde su creación hasta la interacción del usuario, y bajo protocolos internacionales de seguridad. Nuestra arquitectura está diseñada para que los datos nunca queden expuestos”, enfatizó el entrevistado.
Expansión en América Latina
La tecnología de Smart Documents ya se implementa de forma masiva en Europa, Estados Unidos y Asia, mientras que en América Latina los primeros pasos se han dado en Brasil, donde dos grandes bancos han adoptado la solución para más de 40 millones de clientes.
La compañía espera duplicar su base de clientes en la región antes de finalizar el año fiscal, con un foco especial en Brasil, México y Colombia, seguidos por Argentina, Perú y Chile.
“Latinoamérica tiene una banca con mucha tradición, pero también con un fuerte impulso hacia la innovación. Hoy la competencia no solo es por capitales, sino por cuál banco es más tecnológico, más innovador y ofrece mejores servicios”, destacó el vocero.
El crecimiento de las billeteras digitales, neobancos y el ecosistema de open finance está empujando a las entidades financieras a adoptar soluciones de comunicación más ágiles, interactivas y seguras.
